Change management 

best practices 

en 

checklist

Change management "best practices"

Elke verandering in de organisatie vereist een behoorlijke manier van (be)geleiding. Of het nu om de ingebruikname van een nieuwe applicatie gaat of het gaat om een fusie van twee business units, alle betrokkenen moeten geïnformeerd, opgeleid en begeleid worden bij het tot stand komen van de nieuwe situatie.

Ongeacht of het een grote of een kleine verandering is, alles  begint bij het projectmatig aanpakken van de verandering omdat dit simpelweg garanties biedt op tijdigheid, budgetrespect en meerwaarde van het resultaat. De projectmatige aanpak is echter niet voldoende om de adoptie door de gebruiker / deelnemer te bewerkstelligen. Hier kunnen we ons laten inspireren door een aantal “best practices”. Dit zijn geteste en effectief bevonden methodes om een min of meer complexe taak uit te voeren. Veel van de "best practices" worden voorgesteld en geduid middels een generiek model of checklist zodat organisaties ermee aan de slag kunnen gaan in hun eigen context:

1. Kotters' stappenmodel beschrijft een checklist met 8 activiteiten die door de change manager niet mogen over het hoofd gezien worden. 

2. Het ADKAR model vermeld 5 vereiste fases die betrokken individuen moeten doorlopen om weerstand te verminderen en acceptatie te vergroten.

3. Het Lewin's veranderingsmodel bestaat initieel uit 3 fasen (unfreeze, reconfigure en refreeze). 

4. Het McKinsey 7S-model benadrukt de relaties tussen verschillende elementen binnen een organisatie die samen bepalen hoe de organisatie functioneert en haar doelen bereikt. Het model hanteert een holistische benadering en kan dienst doen als analytisch / diagnostisch kader om problemen in organisaties te identificeren en te begrijpen hoe veranderingen in één element van invloed kunnen zijn op andere aspecten van de organisatie. 

5. De Kübler-Ross-methode, ook bekend als de “rouwcurve” was initieel gericht op rouwprocessen maar kan evengoed effectief zijn in een verandertraject binnen een organisatie. Het model helpt om de emoties en reacties van mensen op verandering te begrijpen en te adresseren. 

6. Lean Management is een samenhangend geheel van praktijken afgeleid van het Toyota Production System (TPS) en is er op gericht verspilling van tijd en menskracht te voorkomen door de productie af te stemmen op de marktvraag en de verwachtingen van de klant. 

7. Six Sigma en Lean Management worden vaak in één adem vernoemd. Six sigma is een data-gedreven methodiek voor het duurzaam en aantoonbaar verbeteren van processen en organisaties.

8. Agile-methodologieën, zoals Scrum en Kanban, zijn oorspronkelijk ontwikkeld voor softwareontwikkeling maar worden steeds vaker toegepast in andere gebieden. Agile benadrukt iteratieve ontwikkeling, samenwerking, klantgerichtheid en flexibiliteit.

9. Het Capability Maturity Model Integration (CMMI) richt zich op het verbeteren van de capaciteiten van een organisatie om consistente en voorspelbare resultaten te leveren. 

Change management checklist

Aangezien elke methode een specifiek doel nastreeft, is het raadzaam zich niet vast te pinnen op één methode. Afhankelijk van de heersende organisatiecultuur, de complexiteit van de organisatie / verandering en het beoogde objectief van de verandering, laat je je maar beter inspireren door een combinatie van de meest adequate,  hiervoor vermelde methodieken. Op deze manier kom je tot een op maat van de organisatie / verandering gemaakt stappenplan.

Hierna volgt een stappenplan checklist die de synthese is van de hiervoor vermelde best practices. Deze checklist bevat alle thema’s en onderwerpen die effectief garantie bieden op een succesvolle verandering en aanvaarding van de gebruikers / deelnemers.

Achtergrondinformatie, intentie en verantwoording

·        Omstandige verklaring van waarom een verandering nodig is.

·        Ruimte en tijd om zichtbare en minder zichtbare doelstellingen en voordelen van de verandering bespreekbaar te maken.

·        Uitleg over de mate waarin de verandering bijdraagt aan de missie en visie van de organisatie.

·        Voorbereiding van de business case

Inzicht verwerven in de huidige positie van de onderneming of afdeling

Door het in kaart brengen van verwachtingen van stakeholders en nieuwe of gewijzigde gedragspatronen in de omgeving van klanten, gebruikers en personeel, krijgt men een goed beeld van de huidige positie/situatie van de onderneming of afdeling

·        Analyseer de maturiteit van het verdien- en/of meerwaardemodel

·        Analyseer de organisationele maturiteit (in hoeverre is de interne huishouding op orde)

·        Schenk aandacht aan de attitude van de medewerkers ten aanzien van de voorgestelde verandering

·        Analyseer de bedrijfscultuur en ga na of de huidige cultuur bijdraagt tot veranderbereidheid

·        Anticipeer potentiële obstakels en weerstanden van diverse belanghebbenden

Perspectief geven en betrokkenheid induceren door de gewenste, toekomstige situatie/positie te visualiseren

·        Identificeer belangengroepen, hun belangen en hun woordvoerders/vertegenwoordigers

·        Bespreek met de vertegenwoordigers hoe betrokkenheid te vergroten en weerstand te voorkomen.

·        Bereken de kostprijs van de hele verandering en maak budget vrij

·        Bepaal op welke tijdstippen en onder welke voorwaarden er moet gecommuniceerd worden over de voortgang, de successen, de falingen, de risico’s en de opportuniteiten (communicatieplan)

Actieplan en risicobeheer

·        Uitzetten van taken,  opleveringen

·        Bepalen van deadlines en budgetteren van middelen, personeel, centen en technologie

·        Aanduiden van projectmanagers, medewerkers en partners

·        Potentiële risico's en opportuniteiten anticiperen/identificeer/mitigeren

Meetbaarheid, monitoring, evaluatie en rapportering (communicatie)

·        Bepaal meetbare doelstellingen, mijlpalen en prestatie-indicatoren die helpen de voortgang te bewaken

·        Bepaal wie waarover moet rapporteren op welke manier en met welke periodiciteit

·        Bepaal de voorwaarden voor evaluatie en aanpassing van het projectplan

·        Voorzie in coaching en ondersteuning van projectleiders en medewerkers

Training, ontwikkeling en kennisbeheer

·        Identificeer de noodzakelijke vaardigheden van projectmedewerkers en voorzie in opleiding

·        Voorzie in de creatie van een opleidingspakket voor klanten, gebruikers en medewerkers

·        Stel een strategie op die aangeeft hoe er aan kennisbeheer kan gedaan worden.